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El art 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (RD 1496/2003, de 28 de Diciembre) "Medios de expedición de las facturas o documentos sustitutivos" ya contempla la posibilidad de que las facturas o documentos sustitutivos sean expedidas en soporte electrónico. En el Artículo 17 del mismo texto legal constan las formas de remisión de las facturas o documentos sustitutivos. En el art Artículo 18 se describe la remisión electrónica de las facturas o documentos sustitutivos.
Los anteriores artículos se complementan con lo que se desarrolla en la Orden EHA 962/2007, de 10 de Abril. En el art 2 de la ORDEN EHA 962/2007, de 10 de Abril por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas contenidas en el RD 1496/2003, de 28 de Noviembre por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación se dice que "la obligación de remisión de facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por medios electrónicos que garanticen la autenticidad de origen y la integridad de su contenido, siempre que el destinatario haya dado su consentimiento. El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado. A efectos de lo establecido en el artículo 18.1.a del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, será válida cualquier firma electrónica reconocida, cuya definición según el artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, consiste en cualquier firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma. Cuando las facturas o documentos sustitutivos sean remitidos electrónicamente y la opción utilizada para garantizar la autenticidad de su origen e integridad de contenido sea la utilización de un sistema de firma electrónica reconocida, conforme a lo establecido en el artículo 18.1.a del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, la firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor del documento, aunque sea éste el destinatario o un tercero que intervenga en la expedición en nombre y por cuenta del obligado tributario".
En el art 6 del mismo texto legal constan las obligaciones de los destinatarios en la conservación de facturas
Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria, los documentos a que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Cuando las facturas o documentos sustitutivos se reciban en soporte electrónico, acompañadas de una firma electrónica reconocida o de cualquiera otra admitida u homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, el destinatario deberá proceder a la verificación de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.
La obligación de conservación se refiere a las facturas y documentos sustitutivos recibidas en el formato y soporte original en el que éstas hubieran sido remitidas, salvo que el destinatario opte por alguna de las formas alternativas de conversión autorizadas contempladas en los artículos 7 y 8 de esta Orden, en cuyo caso la conservación se referirá a dichos formatos y soportes.
Cualquier conversión de soporte o de formato de los documentos recibidos distinta de las previstas en los artículos 7 y 8 de esta Orden efectuada por el destinatario dará origen a un nuevo documento que no tendrá la consideración de documento original.
La gestión de la conservación de las facturas y documentos sustitutivos recibidos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice su legibilidad, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración tributaria, el descifrado y la decodificación de los datos no auto explicativos.
El obligado tributario debe facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte.
Cuando se utilice un sistema informático en la llevanza y conservación de los documentos y, por tanto, éstos tengan un soporte electrónico, tanto en un sistema de almacenamiento local como remoto, el acceso completo debe entenderse como aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellas facturas y documentos sustitutivos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
Cuando entre las facturas o documentos sustitutivos recibidos existan documentos electrónicos en cuya remisión se optó por la utilización de firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden como medio para garantizar la autenticidad de su origen e integridad del contenido, el destinatario deberá conservar de forma ordenada, además de las facturas y documentos sustitutivos electrónicos recibidos, las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos, cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento. Asimismo, deberá disponer de los dispositivos de verificación de firma y de un procedimiento de control interno que garantice de forma adecuada la validez de los certificados electrónicos utilizados por los expedidores, de modo que se adviertan aquellos que pudieran estar caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedición.
Cuando el emisor y/o receptor de facturas y documentos sustitutivos electrónicos sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta de los obligados tributarios, deberá cumplir con los requisitos expresados anteriormente. No obstante, cumplidos éstos, podrán poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, según corresponda, junto con la firma electrónica generada o verificada en los términos de esta Orden, proporcionando un código de autenticación de mensajes asociado a cada documento. Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizará, al que accede, que cumple con los requisitos contemplados en esta Orden.
En el supuesto del párrafo anterior, un documento impreso a papel con este código es válido, como en el artículo 8, siempre que se mantenga el mencionado repositorio en el que se encuentra el documento y su firma electrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho código electrónico de autenticación.
Teniendo conocimiento expreso de lo referido en los anteriores párrafos, ACEPTAMOS, que todas las facturas que tengan su origen en las relaciones comerciales con el Grupo de empresas de LEASE PLAN sean remitidas en formato electrónico y eliminado el envio del papel:
LeasePlan Servicios S.A. NIF: A-78007473
Elymus Holding España S.L. NIF: B-12410163
Garanthia Plan S.L. NIF: B-84826130
Cada vez que Ud. Tenga facturas en nuestra plataforma de facturación electrónica, recibirá un aviso en la dirección de e-mail que nos ha proporcionado el cual le informará de la disponibilidad de sus facturas.
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